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第一章建设项目文件的几个基本概念
建设项目文件：是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等，并以纸质、胶片、光磁盘载体等形式存在的全部文件。包括项目前期文件、项目施工文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
1.单项工程
指具有独立设计文件，可以独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。如：煤矿基建项目的矿井、洗煤厂、铁路专用线、办公楼、宿舍楼等。
2.单位工程
指具有独立设计文件，可以独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。如：煤矿基建项目的巷道、峒室、井底车场等。（进行档案收集整理先确定单位工程数量）
3.项目前期文件
指开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。煤矿基建前期项目文件重要的有：国家发改委的立项核准，国土资源部门采矿许可，煤炭部门的设计审批、设计勘查、安全专篇，属地审批的征地、拆迁补偿协议等。
4.项目施工文件
指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。主要有开工报告，技术交底，原材料及构建出厂证明质量鉴定，设计变更通知，施工记录等。
5.项目监理文件
指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。主要有监理协议，工程材料复查报告，工程质量记录、质量事故处理记录，监理日志月报等。
6.项目竣工图
指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。归档前要求加盖竣工图章和有关责任人签字。
7.项目竣工文件
指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
(煤矿基本建设的矿、土、安单位工程都应该有竣工资料和竣工图。现在施工单位在竣工时移交的多是已装订成册的竣工资料。)
8.项目竣工验收文件
指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件（有安全、工程质量，环保、消防、劳保、档案竣工验收资料）。
9.项目文件归档
建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。
10.项目档案
指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
项目文件资料经过分类、整理、加盖归档章、编制档号、装入档案盒，在档案盒上填写案卷名、档号、盒号，填写备考表，编制案卷目录、卷内目录，形成的项目档案。
第二章煤矿基本建设项目文件的收集
一、项目文件的收集
项目文件产生于项目建设全过程，项目文件的形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门人员的职责范围、工作标准，并有相应的检查、控制及考核措施。这段话表述意思是建设单位与施工单位、监理单位签订工程合同时应将项目文件收集整理移交作为合同条款一项内容予以确定。
1.煤矿基建项目各阶段文件收集与各方职责
凡是反映煤矿基本建设项目有关的重要的职能活动，具有考查利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。
一般煤矿基本建设项目主要涉及四方面单位，一是建设单位，二是设计单位，三是施工单位，四是监理单位。按照这四方面职责进行项目文件收集
（1）项目准备阶段形成的前期文件，应由建设单位各承办机构负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
前期资料（F.11)主要有可行性研究报告、项目评估、环境预测、立项审批文件。煤矿立项审批文件主要有国家发改委审核的立项核准文件，国土资源部门审批的采矿许可文件，环境保护部门审批的环境影响报告批复，煤炭部门的审批的矿井设计，安全专篇，矿长资格证、矿长安全资格证，工商管理部门注册的企业名称核准，属地审批的征地批复，拆迁补偿协议，前期与施工、监理单位签订的招投标合同，工程管理文件，以及竣工验收后取得的煤炭生产许可证等。
勘察、设计单位负责收集矿井设计基础资料、设计批复文件及资料（项目概算、机电设备概算、设计图纸等）。煤田地质（E.12）煤田地质地形图、煤田地质勘探图、煤田地质储量图等，煤矿地质（E.13）井筒柱状图、井底车场、运输巷道、通风巷道、采区等地质剖面图，水文地质(E.14），矿区测绘（E.23）地形测量、三角测量、高程测量等，矿井测绘（E.24）井上下对照图、采区测绘等，工程测量（E.25）设备安装测量、贯通测量、建筑物沉降测量等资料。
（2）项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。
施工阶段:
矿建工程（F.12）资料，主要有主、付井井筒、巷道、井底车场、各类硐室、采区的施工、竣工资料；
工业建筑（F.13）主要有主、付井井口、绞车房、皮带走廊、煤仓、洗煤厂、通风机房、压风机房、排矸系统、变电所、机修车间、安全监测调度中心等施工、竣工资料；
民用建筑（F.14）有办公楼、宿舍楼、浴池、冲灯房、锅炉房、食堂、给排水管网、污水处理、矿区广场等施工、竣工资料。
安装工程（F.15）主要有主、付井架安装，井口设备安装，井筒、井底机械设备安装，提升机房设备安装，排矸设备安装，井上下变电所设备安装，地面空气压缩机房、通风机房设备安装，消防泵房、井上、下排水设备安装等资料。
除有其他约定，施工单位负责编制竣工资料和竣工图；项目监理文件由监理单位收集、积累，并负责审核施工单位项目档案收集情况。
（3）项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累；项目器材供应、财务管理资料的收集、积累由项目器材供应部及财务部负责收集。
设备仪器（H）主要是开箱资料，有合格证书，质量证书、使用说明，设备图纸，装箱目录等，按照采掘、运输、提升、通风、压风、排水、安全监测等系统由设备科进行收集。
财务资料主要有财务凭证（K.11）、账簿（K.12）、报表（K.13）、工资（K.14）等，财务资料可分种类按年度顺序收集。
（4）职工档案(L)有职工名册，劳动合同，健康体检档案等。
（5）特殊载体类（M）有照片、光盘、录像带、实物。
2.项目文件收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件应首先登记归档，再行译校、复制和分发使用。项目档案收集工作应与项目建设同步进行。如：设计审批完成后及时向档案部门移交设计基础资料。每一阶段工程完成后移交竣工资料，购置设备到货开箱时移交随机资料。
3.项目文件质量要求
（1）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。
（2）需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。
（3）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合存档质量的要求。
（4）录音、录像文件应保证载体的有效性。
（3-5年应重新翻录以防消磁）
（5）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
4.收集过程中存在的问题
（1）煤炭基本建设项目单位多是新组建单位，各项档案制度尚未建立，缺乏项目档案管理经验和收集整理意识，给档案验收工作造成一定困难。
（2）煤炭基本建设项目周期长，从勘查、申报、审批到竣工验收少则三、五年，多则十余年，文件收集跨度时间长，中间多有变更，给档案收集造成一定困难。
（3）煤炭基本建设项目要求工程进行招投标，单项工程多、标段多、合同协议多，参加施工单位多，给项目资料收集造成一定困难。
（4）档案工作没有与项目建设同步管理，档案收集整理滞后。项目竣工验收时，才知道有项目档案验收，验收前突击收集整理，缺少施工单位、监理单位把关，缺少验收前工程图纸资料审查把关，收集的材料图纸全面性、准确性不确定。
（5）项目档案收集不完整，不规范，项目档案缺项缺材料。容易缺项的档案有：文书档案，财务档案，合同协议，设备资料、声像档案等。档案内容不规范情况有：请示与批复不符，目录与档案内容不符，标题与材料不符，图纸与实物不符，缺少设计变更通知等。
（6）收集存档的无效文件。重要材料收集的是复印件，缺少原件，缺少档案法律效力。收集到原件但缺少责任人签字、盖章，造成存档无效文件。例如：竣工图、竣工资料缺少竣工图章和责任人签字等。
二、项目竣工文件的编制（一般了解）
项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。
1.竣工文件编制要求
（1）竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测量（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。
（2）根据《建设项目文件归档范围和保管期限表》及项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。
（3）对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
（4）与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。
（5）凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。
2.竣工图编制要求
各项新建、改扩建、技术改造项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位（包括总包和分包单位）负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。
（1）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
（2）按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。
（3）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。
（4）涉及结构形式、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。
（5）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。
（6）建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。
（7）竣工图图幅应按GB/T.3要求统一折叠（手风琴式）。
（8）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。
3.竣工图章的使用
（1）竣工图章的内容、尺寸如下图所示，图章长80毫米宽60毫米。
（2）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。（3）行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式由行业统一规定。（4）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。
4.竣工图的审核
（1）竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
（2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
（3）竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。
（4）竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。
（5）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。
（6）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。
第三章煤炭基本建设项目文件的整理
一、项目文件的整理
1.项目文件整理的职责
（１）建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。
（２）建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件应根据文件的性质、内容分别按年度整理。设备技术文件、竣工试运行（生产）文件及验收文件，按项目的单项或单位工程整理。
（３）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。
（４）施工文件、检查验收记录、质量评定按单位工程整理。
（５）监理文件按建设项目的专业、阶段进行整理。
（６）设备资料、招投标资料应由建设单位整理；竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。
2.项目文件的组卷
组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求
（１）管理性文件按问题、时间组卷；项目施工文件、竣工文件按单项工程、单位工程组卷，按照矿建工程、工业建筑、民用公用建筑、设备布置安装各个单位工程顺序组卷，项目竣工图放在各工程竣工资料的后面；设备文件按采掘、运输、提升、通风、压风、排水、安全监测等系统设备的台件组卷；监理文件按文种组卷；原材料实验按单项工程、单位工程组卷。
（２）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。
3.案卷与卷内文件的排列
（１）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
（２）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
（３）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
（４）竣工图按专业、图号排列。
（５）卷内文件一般文字在前，图样在后；批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
4.案卷编目
（１）卷内文件页号的编写
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置，单面书写文件在右下角；双面背面在左下角；图样的页号编写在右下角；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。
（２）卷内目录的编制
卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注等组成。
——序号：应用阿拉伯数字从１起依此标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；
——文件编号：应填写文件文号或图样的图号,或设备\项目代号;
——责任者：应填写文件形成部门或主要责任者；
——文件题名：应填写文件标题全称；
——日期：应填写文件形成日期；
——页号：应填写每份文件首尾页上标注的页号；
——备注：根据需要填写。
（３）案卷封面和脊背的编制
案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：
——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；
——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；
——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；
——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；
——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；
——档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。
案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。
案卷封面及脊背地档号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。
（４）卷内备考表
——卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；
示 例：
文字材料20件，页，照片10张，附图1张。
——卷内备考表排列在卷内文件之后；
5.案卷装订要求
（１）文件材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。
（２）卷内不应有金属物。
（３）单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。
（４）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
6.卷皮、卷内表格规格及制成材料
（１）卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。其外表规格为mm×mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm，用牛皮纸板双裱压制。
（２）案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为mm×mm，A4纸。
（３）卷盒和卷内表格印制应清晰端正。
7.声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
二、项目文件的归档
1.项目文件归档要求
（１）建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。
（２）根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。
（３）归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合项目文件质量要求。
2.项目文件的归档审查
施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确、情况和案卷质量进行审查或三方会审；经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。
3.项目文件的归档时间
除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。
第四章煤炭基本建设项目档案的归档整理
一、项目档案的归档整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织，其内容包括：
1.建设单位应根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则，以及项目实际情况，设计、制定统一的工程档案分类编号体系（大纲或分类方案）。大中型项目按工程或专业进行分类，下设属类。小型项目直接按项目、结构或专业分类。
按照《煤炭工业企业档案分类规则》，煤炭基本建设档案设置二级类目加案卷顺序号，一级类目用英文字母标识，二级类目用数字标识，案卷顺序号按数字排列。示例：F.12.15
F一级类目，表示基本建设类；
12二级类目，基本建设类的矿建工程
15案卷顺序号，矿建工程的第15卷（件）
小型煤矿项目单位工程比较少，直接用一级类目加案卷顺序号。示例：F.15
F一级类目，表示基本建设类；
15案卷顺序号，基本建设类第15卷（件）
2.依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；建设单位（并责成设计、施工及监理单位）可先用铅笔临时填写档案号。
3.对全部项目档案进行清点、编目后，编制打印项目档案案卷目录及档案整理情况说明。
4.负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。
二、项目档案的移交
1.项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。
2.办理项目档案移交手续，应明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续；建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。
