员工信息档案管理，是人事档案的一种类型，是对员工的入职信息、员工简历、劳动合同、薪酬调查、移动等资料管理的统称。员工信息档案管理对公司来说至关重要，既是任人用人的依据，也是开展管理的支撑，必要时还能作为法律凭证。因此，HR有必要掌握员工信息档案管理的建立方法，以便更好地为公司服务。那HR如何建立员工信息档案管理呢？
1、入职材料需齐全
当录取新员工的时候，一般都由人事部发出录取通知，在通知里列清了需要准备的入职材料，并且在新员工报到的当天，要清点所有材料。HR在收齐新员工资料后，对其编号，扫描，归档，还要录电子花名册，不同材料的归档位置都要制作索引表格。做到纸质材料与电子材料一一对应。如果公司有员工管理系统，则会更加便捷，并且系统有提示缺失材料提醒功能，可比人脑的记忆强大多了。
2、在职变动需更新
员工从入职开始，岗位、部门、薪级、职责等不会是一成不变的，跟员工相关的档案资料就需要实时更新。随之而来的还有月度或季度考核表，年中和年终述职评价，优秀的员工会有调薪机会，财务必定只认准了各级领导签批后的调薪申请表；委以重任的员工会晋升，职衔与职务变更也会需要有岗位调动审批表；因为职务升级，相应的待遇也随之不同，通讯补贴，交通补贴、住房补贴等等；还有参加培训的签到记录等；人事部需要留存所有变动前后的档案资料，以备随时查阅。
3、离职档案需备查
离职员工档案资料对公司的经营管理仍有益处，盘点离职员工的各类信息，从历史数据中把握新方向，所以，价值量仍然非常高。
对于一个企业来说，必须要对人事档案进行全面的管理，只有这样才能够真正的了解自己的人力资源都有哪些，员工管理系统在进行这项管理工作的时候，需要将人事档案划分为4个不同的人员库，分别为在职员工，离职员工，退休员工和后备员工，在整个员工管理系统当中，还有大量的人事档案字段，操作人员能够自由调整人事档案的数据字段，通过这样的方式就能够按照自身需求规划人事档案界面。
对于一些规模较大的企业来说，他们的员工数量非常多，很多中小型企业的员工数量都已经超过了上千人，对于一些大型企业来说他们的员工数量甚至达到了几万人，在这种情况下，人力资源管理工作就变得非常的复杂，并且工作量非常庞大，所以在这种情况下，大型企业都会选择使用员工管理系统进行管理，在人力资源管理工作当中有一项工作非常重要，就是员工信息档案管理。
由此可以看出员工管理系统确实能够发挥非常重要的作用，在一个企业当中进行人力资源管理的时候，它就是通过这样的方式进行管理的，但是除了这些之外，它还能够发挥其他的一些作用，比如能够对员工的各种信息进行快速的识别与读入等等。红海eHR是拥有丰富的人力资源数字化解决方案经验，同时深刻了解如何做好员工信息档案管理等相关问题，覆盖组织人事、考勤、薪资绩效、招聘培训等人事业务全流程的一体化人力资源解决工具。
