有效学习，博览群书。
本期我将继续为大家解读《HR的重生》这本书第五部分—企业如何选择合适的人力资源信息化工具，本书由中国法制出版社出版，感谢你的聆听与支持。
上期我们说到了人力资源信息化在企业实现的过程中遇到的具体问题，为大家分析了人力资源信息化目前在企业发展的困境，以及实现人力资源信息化可以为企业带来哪些好处。
那么，关于人力资源信息化的基本理论知识方面的介绍，到这里就差不多告一段落了。我们今天的主题：企业如何选择合适的人力资源信息化工具，将开始进入实践层面。毕竟“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”嘛。
相信许多HR都空有一颗上系统的心，但对于如何入手这件事却毫无头绪。如何选择合适的人力资源信息化工具？要便宜的还是大牌的？在解决这个问题之前，首先应该搞清楚的是——你的需求到底是什么。
没错，进行人力资源信息化工具选型的第一步就是需求分析。通常需要分析四个层面的需求，分别是人力资源部门的需求、企业高层领导的需求、企业直线部门各个领导的需求、以及企业全体员工的需求。
在需求分析完成后，选型流程就要进入第二步——选型规划了。
规划时，首先需要明确企业人力资源信息化的目标，例如系统需要帮助企业或人力资源部达成什么目标？通过系统，企业要推行什么政策和业务流程？等等。
目标明确后，就需要理清公司对系统功能要求了，主要分为软件方面与硬件方面，软件指的是企业对信息化系统的接受程度，硬件要求指的是公司是否具备系统运行、维护的技术环境。
接下来就是钱的问题了，选型负责人需要给出个预算，包括采购系统的费用、更新维护费用、服务费用等等。
预算搞定了，就可以找到供应商聊一聊。切记，这一步不要对自己企业的基本情况藏着掖着。企业在选型时应该准确传达企业基本情况和选型需求，这样才能帮助企业又快有准地选到合适的系统。
在沟通了几家供应商后，应该也对供应商有了初步了解，这时就可以确定大概3-5家感觉还不错的，邀请他们到公司来进行现场演示，演示完成后自己再体验几天，试试系统功能是否真的能满足需求。
这样一套流程走下来，想必已经对初选产品有了比较全面的了解了，这时就可以做出采购决策了。
选定供应商之后，这时我们就要进入第三步——正式实施了。供应商通常会有专属客服为企业提供全套服务，包括为企业资料建档、沟通具体实施计划及时间、发送系统操作指引文档等。HR可以自己根据操作文档，先对各模块的操作功能初步摸索，看不懂也不要紧，专属客服也会给你培训的。在客服指导下，HR就可以把企业的各项数据导入系统，并对公司的组织架构、员工信息等基础信息进行整理和汇总，将原来的线下操作逐渐迁移到系统上了。
终于来到了最后一步，系统咱已经用了一段时间了，好坏都有所体会，这时就需要做一个系统实施的总结与效果评估。通常可以从系统使用的顺畅度、企业需求的改善情况、迁移成本、运维成本、工作效率提升程度等方面去进行分析。
好了，人力资源信息化系统的选型流程大概就是这样，大家都清楚了吗？不清楚不要紧，我通过下面这个案例再帮你巩固一遍。
A公司年成立，经过3年的迅速发展，员工规模已经从30人扩张到多人。人员突然增长了那么多，公司的HRD张姐可坐不住了，于是找到老板说：要不给我多招几个人，要不让我上个人力资源系统，你自己选吧！老板想，多招两个HR，每人每月，1年下来就是14万啊！系统再贵也贵不过人力成本吧，于是就让张姐去选系统了。
张姐先分析了公司的管理现状与问题。
首先是部门问题。人力资源部门虽然一共有7个人，但是工作内容大多是事务性的，HR经常加班，工作起来力不从心。
其次是管理效率的问题，公司人力资源管理制度不完善，员工考勤、休假和薪资等制度混乱，而且公司很多流程都不合理，例如新员工入职流程繁琐、招聘流程漫长还总被抱怨、纸质审批效率低、员工增减员信息更新很慢等等。
然后是公司的人才管理问题。上面的领导对员工的各种数据完全不了解，而且传统粗放式的管理模式，无法系统记录人才轨迹，导致无法合理判断内部员工与空缺岗位是否匹配，人才选用留育问题很大，最终导致了公司离职率巨高。
最后是用工风险问题，传统的管理模式很难在劳动风险的规避上做到面面俱到，公司还曾还发生过一起离职的员工以随意辞退员工为由将公司告上法庭的事件，严重影响了公司声誉。
从以上方面可看出，A公司的人力资源信息化水平非常落后，导致了一系统的管理问题，引入人力资源管理信息化系统势在必行。
于是张姐就进入了人力资源信息化系统的选型流程。
首先是需求分析，人力资源部门最需要的模块是员工管理、招聘管理、社保公积金管理、考勤薪酬、劳动风险提醒等基础模块；高层领导需要通过人力资源系统，降低管理成本、提升管理效率、优化人才管理、规避用工风险；直线部门领导需要通过系统实现灵活排班，并需要拥有部门人员信息查阅权限，随时查看人员信息和数据；公司全体员工需要实现自助服务，如查看工资条明细、社保、企业公告、开具证明、发起审批等。
结合以上需求与公司营收情况，张姐把采购预算定在了年费1-2万元左右。
除此之外，张姐还理清楚了两个问题。
一是要选择通用型还是定制化系统？定制化系统一般费用高、开发周期长，适合大规模企业。通用型系统费用低、投入使用快、灵活方便，适合一般的中小型企业。张姐觉得公司只有人左右，还属于中小型企业，所以决定选择通用型产品。
二是要选择本地部署软件还是SaaS软件？本地部署软件功能涉及面虽广，但管理复杂、开发成本高、周期长、灵活性较差、更新迭代周期长还需另外付费，而SaaS成本低、方便灵活、更新迭代速度快、可扩展性好，能快速满足企业需求，因此张姐认为公司更适合使用SaaS软件。
在整合完需求之后，张姐在同行HR的介绍下跟几家供应商联系上了。进一步对比了产品的价格、功能、便利性、更新升级等成本后，她邀请供应商进行了上门演示，最终选择了一款心仪的SaaS产品。
后续的实施过程很顺畅。张姐和同事们先通过客服发过来的操作手册对这款软件有了初步的了解，并带着疑问参与了培训，在培训过程中，这些疑问都有了完美的解答。经过系统培训后，张姐分配手下的HR将公司的组织架构、员工信息等基础信息进行整理和汇总，把原来的线下操作逐步迁移到了系统上。例如这家公司原来的员工入职手续是通过填写纸质表单，再由HR手动录入，汇总成excel。在使用SaaS软件后，公司原有的名员工的花名册可直接导入系统，入职手续也由员工直接线上填写，提交后就可以直接同步到HR后台了。
使用SaaS软件大概一两个月后，张姐对系统实施的情况进行了总结与效果评估。在使用顺畅度方面，公司的7个HR，9个部门负责人现在都能熟练操作系统了，多名员工也能熟练使用自助服务；企业需求的改善情况方面，该软件满足了93%以上A公司的需求；迁移成本方面，前期公司将花名册整理、导入系统并设置系统规则，仅仅只用了2个工作日；运维成本方面，这款SaaS软件更新速度快，每周至少有1次产品功能的免费升级，运维0成本；最后是工作效率提升程度，从部门的HR终于有时间去约会来看，这效率提升可以说是肉眼可见的快啊！
怎么样？用上人力资源信息化系统，不仅工作轻松了，连对象都找到了！你心动了吗？
以上就是本书第五部分企业如何选择合适的人力资源信息化工具，这部分为大家详细介绍了如何对人力资源信息化工具进行选型。希望大家通过本期的学习，都能选到最适合自己企业的人力资源信息化系统哦。接下来我将解读本书第六部分，人力资源数据分析方法及应用案例。
我们下期见。
